W wielu małych firmach ofertowanie to często jeden z najbardziej zaniedbanych procesów – a jednocześnie ten, od którego wprost zależą przychody. Dobra wiadomość jest taka, że uporządkowanie tego obszaru nie wymaga dużych pieniędzy ani pomocy zewnętrznych konsultantów. Poniżej prezentujemy 5 kroków, które sprawdzą się w każdej małej i średniej firmie.
Dlaczego ofertowania tak często wymyka się spod kontroli
W małej firmie, gdzie za przygotowanie ofert zazwyczaj odpowiada kilkuosobowy zespół handlowców, najczęściej nikt tak naprawdę nie wie, ile ofert zostało wysłanych, które z nich zamieniły się w sprzedaż, a które utknęły bez odpowiedzi. Każda oferta wygląda trochę inaczej, bo każdy handlowiec przygotował ją po swojemu. Efekt? Opóźnienia, błędy merytoryczne i wrażenie niespójności, które klient odbiera jako brak profesjonalizmu. Ten chaos ma dla firmy konkretną cenę – to utracone zlecenia. Na szczęście jest kilka rzeczy, które można szybko usprawnić. O niech właśnie jest ten artykuł.
Krok 1: Uporządkuj to, co już masz
Nie zaczynaj od kupowania narzędzi ani wymyślania procesów na nowo. Zacznij od zebrania w jednym miejscu tego, co już istnieje. Dotychczasowe wzory ofert, cenniki, opisy usług, regulaminy i wzory umów – wszystko to prawdopodobnie leży rozproszone po skrzynkach mailowych, pulpitach i często także – w głowach Twoich handlowców.
Stwórz jeden wspólny folder (najlepiej w chmurze np. Microsoft OneDrive lub Google Drive), posegreguj i przenieś tam wszystkie te materiały. To najprostszy możliwy krok, który nic nie kosztuje, a od razu daje efekt: przestajesz szukać, a zaczynasz korzystać. Przy okazji szybko zobaczysz, ile masz różnych, sprzecznych ze sobą wersji tego samego dokumentu – i to już samo w sobie jest cenną informacją.
Krok 2: Stwórz jeden stały szablon
Kiedy masz już wszystko w jednym miejscu, wybierz najlepsze elementy i złóż z nich jeden wzór oferty – taki, którego będziecie używać za każdym razem. Koniec z sytuacją, w której każdy pracownik przygotowuje ofertę po swojemu. Taki szablon może być w formie pliku Word, choć lepiej sprawdzi się format Excel, gdzie większość komórek można zablokować przed edycją. Dzięki temu łatwiej będzie zachować spójność graficzną tworzonych ofert. Oferta jest często pierwszą rzeczą, jaką klient dostaje od Ciebie na piśmie. Warto, by robiła dobre wrażenie.
Krok 3: Zbuduj bibliotekę gotowych elementów
W przypadku gdy przedmiotem ofert są złożone usługi lub projekty prosty kalkulator ofertowy Excel może okazać się niewystarczający. To co realnie może skrócić czas przygotowania Twoim handlowcom ofert z godzin do minut to – zestaw gotowych “komponentów”. Z tych elementów handlowcy będą mogli składać oferty dla klientów.
Takimi elementami mogą być na przykład: opisy poszczególnych usług lub projektów, przykłady firmowych realizacji, case study, referencje, wzory harmonogramów, cenników, często zadawane pytania czy warunki gwarancji. Kiedy przychodzi zapytanie handlowiec nie tworzy treści oferty od zera – wybiera odpowiednie elementy i składa je w całość dopasowaną do konkretnego zapytania. To trochę jak budowanie z klocków: te same części, za każdym razem nieco inna kompozycja. Przygotowanie takiej biblioteki to jednorazowy wysiłek, który zwraca się przy każdej kolejnej ofercie.
Krok 4: Ustal jasny proces
Nawet najlepsze szablony nie pomogą, jeśli nie będzie jasne, kto się czym zajmuje. Ustal prosty obieg oferty: kto ją przygotowuje, kto (jeśli trzeba) zatwierdza finalnie cenę, i co najważniejsze – w jakim czasie oferta powinna trafić do klienta.
Ten ostatni punkt jest kluczowy. Ustal w firmie jasną zasadę, na przykład: „każde zapytanie dostaje ofertę w ciągu 24 godzin”. W ofertowaniu szybkość odpowiedzi często wygrywa z perfekcją – lepsza dobra oferta dziś niż idealna za tydzień. Taki prosty schemat działa nawet wtedy, gdy firma to dwie czy trzy osoby. Eliminuje bowiem sytuacje, w których każdy myśli, że ofertą zajmuje się ktoś inny – i w efekcie nie zajmuje się nikt.
Krok 5: Rejestruj i mierz
Nie da się poprawić czegoś, czego się nie mierzy – ale spokojnie, nie chodzi o skomplikowane raporty lub dashboard’y. Wystarczy monitorować statusy bieżących ofert i śledzić trzy proste wskaźniki: ile ofert zostało wysłanych do klientów w danym miesiącu, ile wysłanych ofert zamieniło się w sprzedaż oraz to jak szybko średnio oferty są wysyłane i ile dni średnio zajmuje klientom podjęcie decyzji zakupowej. Oczywiście najłatwiej zrobić to używając arkusza Excel, współdzielonego w ramach zespołu.
Te liczby powiedzą Ci więcej, niż myślisz. Jeśli Twój zespół handlowy wysyła dużo ofert, a mało z nich kończy się sprzedażą – być może problem leży w cenie albo w samej treści oferty. Jeśli oferty wychodzą z opóźnieniem – wiesz, że trzeba popracować nad procesem. Regularne spojrzenie na te liczby zamienia ofertowanie z gry w zgadywanie w świadome działanie.
Od czego zacząć
Nie musisz wdrażać wszystkiego naraz. Zacznij od kroku pierwszego, stworzenia wspólnego folderu i zebrania materiałów w jedno miejsce, bo to nic nie kosztuje, a od razu robi porządek. Potem stopniowo dokładaj kolejne elementy: szablon, bibliotekę, proces, mierzenie wyników. Każdy z tych kroków z osobna poprawia sytuację.
Trzeba jednak mieć świadomość tego, że w większych firmach nawet te dobrze wdrożone usprawnienia w pewnym momencie przestaną wystarczać. Foldery w chmurze i szablony ofert w Excel sprawdzają się tylko do pewnej skali. Gdy ofert przybywa, a chcesz mieć wszystko w jednym miejscu pod kontrolą, automatycznie wyliczać ceny, podejmować decyzje biznesowe na podstawie statusów ofert, ręczne metody nie wystarczą.
W takiej sytuacji warto rozważyć dedykowaną aplikację do tworzenia ofert handlowych, na przykład oferowaną przez www.aplikacjeweb.pl. Takie oprogramowanie łączy wszystkie pięć opisanych powyżej usprawnień w jednym miejscu: centralny rejestr zapytań, szablony ofert i komponentów, automatyczne kalkulacje cenowe i dynamicznie generowane dokumenty oraz całościową obsługę procesu ofertowania. Dzięki tego typu systemom firmy utrzymują porządek, a liderzy sprzedaży mają lepszy wgląd w aktualną sytuację. Co najważniejsze jednak: handlowcom pracuje się łatwiej i mają oni więcej czasu by skupić się na tym, co naprawdę ważne – na rozmowach z klientami i domykaniu sprzedaży.
